注文フォームとメールを止めないための、引っ越しの段取り。

架空の印刷会社を想定して、サーバー移転の調査から、移転後の毎月の報告までを1冊の記録にした見本です。

きっかけ

Web での注文受付と入稿、メールが、契約の切れる古いサーバーにまとめて載っている、という設定です。前の担当と連絡が取れず、ログインできる情報も一部しか残っていません。

図の中の箱は、説明のための架空の構成です。

日付は架空の日程です。

このどれかがあれば、名前の向け先を切り替え前に戻します。切り替えのあいだ、注文フォームを一時的に閉じることがあります。障害時の受付時間や対応範囲は、ご相談のうえ決めます。

表の上にも、表の下にも、説明用の架空の値であることを書いています。

説明用の架空の値です。実在の計測ではありません。

対象月：2026年11月（架空）

起きたこと：11月24日の午後、注文の控えが30分ほど届かなかった、という設定です。

影響：そのあいだの注文は画面には残っていました。お客さまへの自動返信が遅れました。

時系列：14:10 届かないことに気づく。14:20 向け先を確認。14:40 メールの受け口を戻して届くことを確認。

原因：切り替えのとき、メールの向け先だけ新しい場所を向いたままだった、という設定です。

直したこと：メールの向け先を戻し、確認の一覧に「メールの送受信」を独立した項目として残した。

次に防ぐこと：切り替え当日の時間割に、メールの確認を2回入れる。

受付時間は、ご相談のうえ決めた範囲の中で対応した、という書き方にしています。